[:en]Work Less and Boost Productivity[:ja]勤務時間を減らして生産性を上げる[:]

[:en]If you want to increase productivity in your business, work less not more. A division of Microsoft Japan reduced the work week from five days to four, closing the office Fridays for everyone, and found productivity jumped forty percent! Yes, that’s right. Microsoft in Japan—not Microsoft in the United States or elsewhere. If Microsoft Japan can boost productivity in this way, so can you in your business.

It is not just by cutting the workweek that led to Microsoft’s success. Microsoft changed the way people work. In particular, Microsoft Japan imposed limits on internal meetings to no more than thirty minutes and no more than five participants, while also encouraging managers to contact people directly for a short conversations one-on-one whenever sufficient, rather than convening a meeting with multiple people.

Limiting meetings to boost productivity should come as no surprise. In my experience, employees and managers in companies when asked which activities place the greatest burden on their time and bear little or no result for the business, “internal meetings” are most commonly cited. A client company of mine imposed limits on internal meetings similar to Microsoft and got similar results. However, the managers in that company went beyond Microsoft, setting criteria for when to hold a meeting, and when not to.

What criteria? Simple. So-called “information sharing” is never sufficient justification to hold a meeting. The only reason to hold a meeting is to make a decision. If there is no decision to be made, then there is no need for a meeting. As such, a meeting agenda is never the topics for discussion or debate—which can drag on forever. A meeting agenda is always the decisions to be made. Decisions are what keep discussions focused and on track. Meetings end faster and with a tangible outcome.

In your business, how many meetings do your staff hold for which there is no decision to made?

When I have asked this question to clients who believe there are too many meetings in the company, the answers have ranged between half and ninety percent. What is the percentage in your company?

The first steps in dramatically boosting productivity in a business are often the most simple—not elaborate technical initiatives like digitization and application of artificial intelligence, the more pedestrian ones like business process improvement, nor even nebulous concepts of corporate cultural change. It is not that the kinds of initiatives don’t help with productivity increase. They do, if you do them right. However, before you begin to consider what you might start, consider practices that might simply stop.

The most rapid and dramatic gains in productivity often come from from stopping some of the simplest things—even in Japan. Anyone can do that, and so can you, as long as you have the resolve to do so.

Maybe you too can have a four-day workweek while boosting your business’s results. If Microsoft Japan can do it, why can’t you or anyone else?

[:ja]ビジネスにおいて生産性を上げたいと思うのであれば、勤務時間を増やすのではなく、逆に減らすべきです。マイクロソフト・ジャパンのある部署でも金曜日にはオフィスを閉めて勤務日数を週５日から４日に減らしたのですが、その結果、なんと生産性は４０%も向上したのだそうです。そう、アメリカやその他の海外のマイクロソフトの話ではありません。日本のマイクロソフトの話です。マイクロソフト・ジャパンがこのような方法で生産性を上げることができたのであれば、あなたのビジネスでも同様な事ができる筈です。

マイクロソフトが成功した理由は、勤務日数を減らしたからだけではありません。特に注目したいのは、社内ミーティングを３０分以内、そして５人以下で行うことにしたという点です。また同時に複数の社員とのミーティングを行う代わりに、適当と思われる場合はできるだけスタッフと一対一で簡潔に直接コミュニケーションを行うことをマネージャーに勧めたのだそうです。

ミーティングの数を減らせば生産性が上がる、というのは皆さんにも納得できるかと思います。私の経験から言っても、時間的に負担になる割にビジネスのためになるような結果が出せないものとして社員やマネージャーが一番よく挙げるのが、「社内ミーティング」です。私のクライアントの会社でもマイクロソフトど同様に社内ミーティングに制限を設けたところ、やはり生産性の向上が見られました。またこの会社のマネージャー達は、マイクロソフトが導入したやり方に加え、ミーティングが必要な場合とそうでない場合に関しても、条件を設けました。

この条件とは、非常にシンプルなものです。いわゆる情報をシェアするため、というのは、ミーティングを行っても良いという条件を満たしません。ミーティングを行う唯一の目的は、決定を行うためです。決定事項がないのであれば、ミーティングを開く必要などありません。ですので、延々と続いてしまうかもしれない話し合いや議論が会議の議題になることはあり得ません。議題はどのような時でも決定すべき事項であるべきです。決定事項がはっきりしていれば、話し合いの焦点はぶれませんし、横路にそれてしまうこともありません。そしてミーティングは早く終了し、その成果も出るのです。

あなたの会社では、決定事項も存在しないような社内ミーティングが、どの位行われていますか。

私が社内ミーティングが多すぎると感じているクライアントの皆さんにこの質問をすると、半数から９０%という答えが返ってきました。あなたの会社ではどうですか。

ビジネスにおいて生産性を高めるための最初のステップは、大抵とてもシンプルなものです。それはデジタル化やAIの利用などの大規模な技術上のイニシアチブだとか、ビジネスプロセスの改善といったもっとありふれたものとか、企業文化改革などの曖昧なコンセプトによるものではありません。このようなイニシアチブが生産性の向上に役立たないというわけではありません。正しく実行さえすれば役立つものではあります。しかし新しいことを始める前に、現在やっていることで止めるべきことをまず考えて頂きたいと思います。

最も迅速かつ大きな生産性の向上は、よくシンプルなことを止めることから生まれる事がよくあり、それは日本でも同じ事です。これは誰でもできる事であり、あなたも強い意志さえ持っていれば、実行可能なものなのです。

週休３日制にする事でビジネスの成果を向上させる事だって可能かもしれません。マイクロソフト・ジャパンにできた事が他のビジネスでできない理由などあるでしょうか。

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